Secrétaire F/H

L'entreprise

Description du poste

Missions principales 

• Assurer l’accueil physique des enfants, familles, partenaires et visiteurs ; 
• Assurer l’accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs ; 
• Gérer la réception, le traitement, la diffusion et l’archivage du courrier ; 
• Rédiger, mettre en forme et diffuser courriers, convocations, comptes rendus et documents administratifs ; 
• Créer, actualiser, contrôler et archiver les dossiers administratifs dématérialisés des usagers ; 
• Veiller à la complétude des pièces et au suivi des notifications, admissions et sorties ; 
• Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et échéances institutionnelles ; 
• Recueillir, saisir, consolider et suivre les données d’activité ; 
• Élaborer des tableaux de bord, graphiques, statistiques et supports de présentation ; 
• Participer à la mise en place et à l’actualisation des procédures administratives ; 
• Préparer les devis, assurer leur suivi et participer au suivi administratif de la facturation ; 
• Apporter un soutien administratif au chef de service, à la Direction et aux équipes ; 
• Participer à l’organisation logistique et au bon fonctionnement administratif de l’établissement. 

Rejoindre ce nouvel établissement, c’est :

• Participer à la création d’un nouvel établissement médico-social sur l’aire toulonnaise ;
• Intégrer une équipe fondatrice et contribuer à la construction du projet d’établissement ;
• Prendre part à la définition des organisations, des pratiques et des outils professionnels ;
• Exercer au sein d’un dispositif favorisant la fluidité des parcours entre l’IME, l’internat et le SESSAD ;
• Développer des solutions d’accompagnement souples, inclusives et centrées sur les besoins de chaque enfant ;
• Travailler dans un environnement collaboratif reposant sur l’expertise pluriprofessionnelle ;
• Contribuer au développement des partenariats avec les acteurs du territoire ;
• Participer à un projet ambitieux au service de l’inclusion, de l’autodétermination et de la qualité de vie des enfants et de leurs familles.

Au-delà des compétences techniques propres à chaque métier, nous recherchons des professionnels partageant les valeurs du projet associatif et souhaitant s’investir dans la création d’un établissement innovant au service des enfants et de leurs familles.

Les candidats devront justifier :

• D’une adhésion aux valeurs associatives de PHAR83 et aux principes du DAME ;
• D’une connaissance du secteur du handicap et des recommandations de bonnes pratiques professionnelles de la Haute Autorité de Santé ;
• D’une capacité à travailler au sein d’une équipe pluriprofessionnelle ;
• D’un intérêt pour le travail partenarial et l’accompagnement des familles ;
• D’une aptitude à construire des réponses individualisées dans une logique de parcours et d’accompagnement modulable ;
• D’une capacité d’adaptation, d’organisation et de travail en réseau ;
• D’une maîtrise des outils numériques et de qualités rédactionnelles ;
• Du permis B pour les professionnels amenés à intervenir sur les différents sites du DAME ou auprès des partenaires.

Profil recherché

Votre profil :

• Très bonne maîtrise du pack Microsoft Office, notamment Word, Excel, Outlook et PowerPoint ; 
• Maîtrise des outils numériques, des logiciels de gestion administrative et du dossier dématérialisé de l’usager ; 
• Capacité à élaborer tableaux de suivi, graphiques, statistiques et indicateurs d’activité ; 
• Excellentes qualités rédactionnelles, organisationnelles et relationnelles ; 
• Rigueur, discrétion, confidentialité et respect de la protection des données ; 

Conditions de travail :

Annualisation du temps de travail 
Travail en équipe pluridisciplinaire
Statut non cadre
CCNT du 26 août 1965

Avantages : 

Ancienneté au poste reprise à 100 %
Prime SEGUR
Prime 7,5% mensuelle
Mutuelle
CSE et oeuvres sociales (Chèques cadeaux, COS Méditerranée)
Congés trimestriels
Compte Epargne Temps
Action logement
Mobilité interne possible

Réf: 56a23601-5057-417e-83ce-0d3fbfb58b20